Vượt qua đợt đánh giá BRC IOP hàng năm có thể là một chút thử thách. Làm việc
theo hướng tuân thủ có xu hướng là một quá trình rời rạc và không hiệu quả, chiếm
nhiều thời gian và tài nguyên. Rất may, có một số thực tiễn kết hợp với nhau để
tạo thành một cách tiếp cận có cấu trúc để giúp bạn thành công. Chúng tôi xin đề
cập đến 5 yếu tố chính giúp vượt qua thành công đợt đánh giá hàng năm.
1. Chọn công cụ tốt nhất cho công việc
Việc sử dụng bảng tính Excel và cơ sở dữ liệu Access trong một hệ thống thủ
công rất tốn thời gian và công sức. Chính vì vậy nó rất đáng để xem xét sử dụng
một hệ thống chuyên dụng. Đặc điểm chính của một giải pháp tốt là nó sẽ cho
phép bạn tập trung hóa mọi thông tin tuân thủ. Có tất cả mọi thứ được lưu trữ ở
một nơi, bao gồm các tài liệu bằng chứng là rất quan trọng để tiết kiệm thời
gian và phát huy hiệu quả.
Cho dù bạn có chọn
công cụ nào, hãy tránh tình trạng sử dụng các phương pháp khác nhau. Đó là vấn
đề khi hệ thống đánh giá nội bộ của bạn hoàn toàn khác biệt với các hệ thống
khác như chính sách. Cách tiếp cận này buộc phải kiểm tra ở hai nơi khác nhau để
trả lời 1 câu hỏi, vì các câu trả lời có thể được lưu trữ ở những nơi khác
nhau.
2. Phân tích khoảng cách không phải là ‘lửa và quên đi
Bạn không thể đủ khả năng để chỉ làm phân tích khoảng cách và sau đó quên
nó. Nó là điều cần thiết để giữ trên đầu trang của nó thông qua kiểm toán nội bộ.
Những gì bạn đưa vào backburner bây giờ có khả năng quay trở lại để hát cho bạn
khi các phương pháp kiểm toán hàng năm.
Một công cụ tốt có khả năng cho phép bạn thực hiện quy trình làm việc. Một
giải pháp phần mềm với các tính năng quy trình làm việc được nhúng cho phép bạn
tạo các điểm hành động và gán quyền sở hữu cho thành viên trong nhóm và theo
dõi tiến trình của chủ sở hữu. Điều này cho phép bạn dễ dàng theo dõi những sự
không phù hợp mà bạn đã xác định, để đảm bảo chúng được đóng một cách hiệu quả.
3. Hợp tác và chia sẻ trách nhiệm
Hãy chắc chắn rằng mọi người đều biết làm thế nào họ có thể đóng góp cho
công ty làm tốt công việc kiểm toán.
Một cách tốt để minh họa điều này là câu chuyện về Tổng thống John F.
Kennedy. Đến thăm trụ sở của NASA lần đầu tiên vào năm 1961, ông giới thiệu
mình với một người gác cổng đang lau sàn nhà và hỏi ông đã làm gì ở NASA. Người
gác cổng trả lời: Làm tôi giúp tôi một người lên mặt trăng!
Câu chuyện này có thể đã trở nên tô điểm, nhưng nó làm cho điểm. Bán một tầm
nhìn tuân thủ cho phần còn lại của doanh nghiệp. Cuối cùng, tất cả các bạn đang
giúp công ty trở nên thành công hơn nữa.
Một công cụ dành riêng để giúp đạt được quản lý tuân thủ sẽ cung cấp các
tính năng hợp tác, cho phép các nhà lãnh đạo phân công nhiệm vụ và các bên liên
quan để sở hữu, góp phần vào sự thành công của tổ chức. Đọc thêm về điều này
trong ‘Cách đặt văn hóa an toàn thực phẩm vào trung tâm của tất cả mọi thứ bạn
làm ở đây.
4. Thử thách thẩm quyền (nhưng hãy nhớ cách cư xử của bạn!
Vào cuối cuộc kiểm toán, hãy thách thức những gì bạn cho là không phù hợp
không công bằng một cách lịch sự. Đưa bằng chứng trở lại yêu cầu của bạn rằng họ
không công bằng hoặc không có cơ sở; hoặc nơi bạn nghĩ rằng kiểm toán viên đã
hiểu sai những gì bạn làm.
Một công cụ phù hợp với mục đích cho phép bạn liên kết các tài liệu với các
mệnh đề bạn cần đáp ứng. Những tài liệu này có thể là những bằng chứng bạn đang
đáp ứng tiêu chuẩn. Tương tự, một công cụ tốt có một bản kiểm toán, vì vậy bạn
có thể chứng minh mức độ ổn định của bạn đã làm việc để đạt được sự tuân thủ. Bằng
chứng như vậy có thể hỗ trợ cho bất kỳ khẳng định nào rằng sự không phù hợp mà
kiểm toán viên đưa ra cho bạn là không công bằng hoặc không có cơ sở.
5. Tự tin vào những gì bạn đã làm
Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn đã chuẩn bị tốt và bạn luôn làm việc theo
tiêu chuẩn bắt buộc, thì tỷ lệ cược là bạn sẽ làm tốt.
Một điều có thể thực sự gây ra sự tự tin là sử dụng một hệ thống hỗ trợ đạt
được hiệu quả tuân thủ. Biết rằng bạn đã sử dụng một công cụ đã giải quyết tất
cả các điều khoản áp dụng trong từng phần của Tài liệu đóng gói số 6 mà không
có bất kỳ thiếu sót nào chỉ có thể thúc đẩy quan điểm rằng bạn sẽ thành công.
Cấu trúc cách tiếp cận của bạn để đạt được sự tuân thủ bao bì với BRC
Phân tích khoảng cách BRC là công cụ duy nhất dành riêng cho mục đích cụ thể
để đạt được sự tuân thủ bao bì. Hệ thống đã được phát triển với sự hỗ trợ từ và
được các chuyên gia tư vấn an toàn thực phẩm và BRC khuyến nghị.
Để tự mình trải nghiệm hệ thống, chỉ cần đăng ký dùng thử miễn phí. Không
có chuỗi và không cần thẻ tín dụng.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét