Doanh Nghiệp nhỏ có cần làm chứng nhận ISO không ?

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về chứng nhận ISO 9001 là những gì cần phải làm để vượt qua được việc đánh giá chứng nhận. Sự nhầm lẫn này thường xuất phát từ kinh nghiệm trước đó đối với chứng nhận ISO 9001 tại một công ty trước đó hoặc nghe ở đâu đó đồn trong nhiều năm qua.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 đã phát triển một hệ thống tiêu chuẩn hỗn hợp trong hơn 25 năm qua và những gì tôi thường nghe là:

ISO 9001 là quá khó cho một doanh nghiệp nhỏ.
chứng nhận ISO không thực sự cải tiến được chất lượng.
ISO không có gì hơn ngoài việc cung cấp thêm các thủ tục giấy tờ.
Các Doanh nghiệp nhỏ không thể lấy ISO mà không thuê người quả lý nó.

Câu hỏi được đặt ra là : "Những điều này thực sự có đúng hay không ?".

Nhiều Doanh Nghiệp nhỏ đang tìm kiếm ISO 9001 mới dễ dàng hơn họ nghĩ và hữu ích hơn nhiều đối với những cải tiến thực sự mà khách hàng của họ nhận thấy. Sau khi tất cả những gì được thiết kế cho !

Những yêu cầu về tài liệu cho ISO 9001:

Hiện nay những yêu cầu tối thiểu với tiêu chuẩn ISO9001:2015 là:

Sổ tay chất lượng
thủ tục kiển soát tài liệu
Thủ tục kiểm soát hồ sơ
Quy trình kiểm soát sự không phù hợp
Thủ tục đánh giá nội bộ
Thủ tục hành động khắc phục
Thủ tục hành động dự phòng
Quy trình đánh giá quản lý

Với mỗi doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001:2008 đều có những tài liệu này.

Tuy nhiên sang đến phiên bản ISO 9001:2015 bạn không cần tất cả các tài liệu này. Chỉ có 3 tài liệu yêu cầu:

Điều đó không có nghĩa là không có những loại giấy tờ nào khác. ISO, như phiên bản trước đây vẫn yêu cầu bạn phải có những hồ sơ chứng minh và các tài liệu cần thiết cho nhân viên của bạn để làm công việc của họ. Việc này có thể ở dạng giấy hoặc văn bản điện tử.

Tuy nhiên số lượng giấy tờ đã được giảm đáng kể. Từ kinh nghiệm cá nhân tôi nghĩ bạn nên có cẩm nang chất lượng làm tài liệu tham khảo về cách hệ thống quản lý chất lượng hoạt động.

Nói chung, điều này có nghĩa rằng chỉ có các tài liệu mà nhân viên của bạn được yêu cầu sử dụng trong công việc là cần thiết. Vì vậy, nếu bạn có một quá trình đơn giản, giải thích cho một nhân viên làm thế nào để làm nhiệm vụ có thể là đủ. Nếu bạn đào tạo tốt thì chỉ cần tối theieur những bộ tài liệu cho công việc cần thiết là đủ. Nếu bạn là một Doanh nghiệp nhỏ thì bạn có thể thấy rằng rất dễ dàng để hỗ trợ lẫn nhau bằng cách trả lời các câu hỏi khi họ đưa ra để giúp kiểm soát quá trình của bạn và thêm tài liệu sẽ không cần thiết.

Khi nói đến tài liệu, một câu hỏi hay được đặt ra là: "Nếu bạn tạo ra tài liệu đó thì những ai sẽ sử dụng điều chúng".

Câu hỏi đặt ra là: "Những đánh giá viên muốn xem những gì ? Hay một câu hỏi hay hơn là: Nhân viên của chúng ta cần phải làm công việc gì ?".

Thông thường, các Doanh Nghiệp nhỏ theo đuổi ISO 9001 lần đầu tiên không cần tài liệu bổ sung. Họ chỉ cần tổ chức và xắp xếp ngăn nắp tài liệu của họ bây giờ.

Cải thiện và kết quả:

ISO 9001:2015 chú trọng đến việc cải tiến và kết quả liên tục. Điều này có nghĩa là các phép đó và hành động đến trước. Sự nhấn mạnh được đặt thẳng vào quản lý cấp cao để đặt mục tiêu chất lượng quan trọng đối với doanh nghiệp và khách hàng của bạn. Bạn có thể bắt đầu với 3 hoặc 4 mục tiêu chất lượng tập trung và chất lượng hiệu suất của bạn cho khách hàng của bạn. Bằng cách thiết lập các biện pháp có mức độ ưu tiên cao này và xem xét chúng thường xuyên. hãy tập trung cho cả người quản lý và nhân viên của bạn về những gì là quan trọng nhất.

Dữ liệu này cung cấp một cách khách quan để xem nơi cần cải thiện hoặc đạt được.

Cách tiếp cận phương pháp có kỷ luật để cải tiến chất lượng quản lý thông qua một quy trình chính thức được gọi là đánh giá quản lý. Việc xem xét quản lý được lãnh đạo bởi các giám đốc điều hành hàng đầu của các công ty và tham dự vào tất cả các nhà quản lý hàng đầu khác. Nó thường được lên kế hoạch như một cuộc họp hàng quý, ít nhất là lúc đầu. Điều này là được diễn ra thường xuyên và tập trung vào việc cải thiện kết quả quan trọng nhất.

Có tính linh hoạt để thích ứng được với doanh nghiệp của bạn:

Tiêu chuẩn mới nhất là linh hoạt nhất vãn chưa phù hợp với loại hình kinh doanh và quy mô kinh doanh của bạn. Nó đã trở thành một tập hợp các nguyên tắc hoặc thực tiễn tốt nhất cần được áp dụng cho Doanh Nghiệp của bạn. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là có nhiều cách để thực hiện ISO 9001, ngay cả đối với các Doanh Nghiệp trong cùng ngành.

Ví dụ:

Bạn nên lập bao nhiêu tài liệu ? Điều này là do bạn
Việc đánh giá và quản lý diễn ra bao lâu một lần ? Tùy thuộc vào bạn.
Bạn nên tiến hành đánh giá nội bộ bao lâu một lần ? Tùy thuộc vào bạn.
Bạn nên đo lường các biện pháp nào mục tiêu chất lượng của mình ? Phụ thuộc vào những gì bạn cần.

Bạn có cần phải đặt tất cả các tài liệu của bạn ở một nơi ? Bất cứ điều gì làm việc cho bạn.

Miễn là các yêu cầu ISO được giải quyết một cách hiệu quả và bạn thấy sự cải thiện về kết quả của mình. ISO đang hoạt động và bạn có thể dễ dàng được chứng nhận. Hãy nhớ rằng không có một kích thước nào là vừa cho tất cả mọi thứ.

Phần kết luận;

Với một số ý kiến trên, một phần nào đó khá bất ngờ. Ba thậm chí có thể có những cá nhân trong công ty của bạn đã từng làm việc trong một công ty được chứng nhận ISO 9001 trong quá khứ hoặc đã nghe một điều gì đó về ISO và có ý kiến rất mạnh về những gì cần thiết để được chứng nhận.

Đó có thể là lý do công ty của bạn chưa theo đuổi tiêu chuẩn ISO 9001. Lo sợ về những gì nó sẽ làm cho công ty của bạn.

Đề nghị của tôi là cách tốt nhất để chống lại tin đồn về việc làm chứng nhận ISO. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã giúp thay đổi và sẽ tiếp tục thay đổi theo thời gian.